Aanmeld software voor tandartsen
Een eenvoudige aanmelding, toch?
Ik zit achter mijn laptop, klaar om me in te schrijven bij een nieuwe tandarts. Op hun website die er wat gedateerd uit ziet vind ik het aanmeldformulier. Een simpel contactformulier. Er staat dat ik mijn naam, telefoonnummer en e-mailadres moet invullen – prima. Maar dan vragen ze ook om mijn BSN én wat details over mijn klachten. Hmm, dat voelt niet helemaal lekker, maar ik vul het toch maar in. Het moet vast wel veilig zijn, toch?
Ik druk op "verzenden" en krijg een generieke bedankpagina te zien. Geen bevestiging in mijn inbox, niets. Even later belt een assistente me op om mijn gegevens door te nemen en de aanmelding te bevestigen. Blijkbaar is mijn formulier in een gedeelde mailbox terechtgekomen. Daarna wordt alles netjes overgezet naar een veilig patiëntensysteem. Klaar is Kees. Maar ondertussen blijft dat gevoel knagen: wat gebeurt er eigenlijk allemaal met mijn gegevens?
Wat als die mailbox gehackt wordt? Wat als iemand anders toegang heeft tot die formulieren? Waarom gebruiken ze nog steeds zo'n verouderd systeem voor zulke gevoelige informatie? Ik vraag me af: wat gaat er hier allemaal mis?
Wat gaat hier allemaal mis?
Het begint al bij de basis: die WordPress-website. De plugin die ze gebruiken voor het contactformulier is verouderd. Updates? Die zijn al een tijdje niet meer gedaan, waardoor de beveiliging gatenkaas is. Hackers hoeven maar een scheurtje te vinden in de plugin, en ze hebben toegang tot de website en mogelijk alle gegevens die daarin worden verwerkt. Dus ook mijn BSN en klachtenomschrijving, die ik braaf heb ingevuld omdat ik dacht dat het veilig was.
Geen toegangsbeheer
Maar daar stopt het niet. Mijn inzending komt in een gedeelde mailbox terecht – een simpele inbox waar meerdere medewerkers toegang toe hebben. De beveiliging? Minimaal. Het wachtwoord is al jaren hetzelfde en wordt niet eens gewijzigd als een medewerker vertrekt. Dus die oud-assistent van een jaar geleden? Die kan er, theoretisch, nog steeds bij. Lekker veilig.
Geen bewaartermijnen
En wat gebeurt er met al die gevoelige gegevens die binnenkomen? Ze blijven gewoon in die mailbox staan, zonder encryptie, zonder extra beveiliging. Niemand verwijdert ze, zelfs niet na verwerking. Privacywetgeving schrijft voor dat gegevens niet langer bewaard mogen worden dan strikt noodzakelijk, maar blijkbaar weet niemand hier iets van, of vinden ze het niet belangrijk. Ondertussen groeit die mailbox uit tot een goudmijn voor wie er toegang tot krijgt.
Slecht beveiligd
En dan zijn er nog de basisregels van toegang. Geen logging om te zien wie er allemaal in de mailbox zit, geen versleuteling van de data tijdens verzending of opslag, en al helemaal geen beleid om te zorgen dat de toegang beperkt is tot de juiste personen. Elk punt dat in de privacywetgeving wordt genoemd, gaat hier de mist in.
Serieuze gevolgen
En toch lijkt dit voor veel tandartsen de norm. Hoe kan dat? Hoe kan het dat er zo slordig wordt omgegaan met zulke gevoelige gegevens? Het is alsof niemand doorheeft dat dit geen "administratief ongemak" is, maar een directe schending van de wet én een potentieel risico voor hun patiënten. En dan kan serieuze gevolgen hebben voor jou als tandarts.
Wat zijn deze gevolgen voor jou als tandarts?
Elke dag worden er websites en mailboxen gehackt en de gevolgen kunnen groot zijn – niet alleen voor de patiënt, maar ook voor de tandarts. Stel je voor: een verouderde plugin laat hackers binnen, of een gedeelde mailbox wordt gelekt. In zo’n geval is de tandarts verantwoordelijk voor het verlies van privacygevoelige gegevens, zoals mogelijk BSN’s en medische informatie. Als het jouw overkomt, komt er van alles op je af.
De meldplicht
Wat betekent dat in de praktijk? Eerst moet je het incident melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dat is verplicht volgens de privacywetgeving (AVG), en de AP kan een onderzoek starten naar hoe het lek kon ontstaan. Als blijkt dat de gegevensbescherming onvoldoende was, riskeer je flinke boetes – die kunnen oplopen tot duizenden euro’s. Zo kreeg een orthodontie praktijk bijvoorbeeld 12.000 euro boete omdat het aanmeld formulier niet aan de eisen voldeed.
De sociale impact
Maar dat is niet alles. Ook de sociale impact kan enorm zijn. Patiënten verliezen hun vertrouwen in je praktijk wanneer hun meest persoonlijke gegevens op straat komen te liggen. Zo’n incident verspreidt zich snel in de lokale gemeenschap en kan je reputatie als zorgverlener blijvend beschadigen.
Verlies van vertrouwen
Deze risico’s zijn niet alleen financieel en juridisch zwaar, maar raken ook aan je kernrol als zorgverlener: het beschermen van je patiënten, niet alleen lichamelijk, maar ook in hun privacy. Maar waarom laten we dit dan zo vaak gebeuren?
Hier lees je het artikel over de orthodontist. Excuses voor de afbeelding, de Autoriteit Persoonsgegevens vond deze passend. Wij hadden gezien de inhoud van het artikel een andere gekozen.
Waarom is aanmelden dan zo onveilig?
Waarom wordt dit niet beter geregeld? Nou, dat ligt deels aan hoe de systemen in elkaar zitten. De meeste tandarts systemen – zoals de elektronische patiëntendossiers (EPD’s) – kunnen niet rechtstreeks omgaan met aanmeldingen vanaf een website. Ze zijn gewoon niet gebouwd om data direct en veilig vanuit een formulier te ontvangen.
De tandarts staat buitenspel
En zelfs als er een contactformulier beschikbaar is, voldoet het vaak niet aan de wensen van de tandarts. Het gaat meestal om een standaard oplossing: een iframe-formulier van een externe partij. De tandarts heeft daar geen enkele controle over. Het formulier kan niet worden aangepast, en het is bijvoorbeeld niet mogelijk om de patiënt na het invullen door te sturen naar een persoonlijke bevestigingspagina. Het voelt alsof de praktijk zelf helemaal buitenspel staat bij hoe hun online aanmeldproces werkt.
Gebrek aan verantwoordelijkheid
Dan komt het volgende probleem: niemand wil echt verantwoordelijkheid nemen. De externe partijen die de formulieren aanbieden vinden het te ingewikkeld om volledig veilige oplossingen te bouwen die aansluiten op de praktijk. En omdat er veel schakels betrokken zijn – websitebouwers, EPD-leveranciers, en de praktijk zelf – schuift iedereen de verantwoordelijkheid door. Vaak heeft het simpelweg geen prioriteit, want het systeem "werkt toch?" De patiëntendata blijft echter onbeschermd rondslingeren.
Het is jouw verantwoordelijkheid
Het is de verantwoordelijkheid van de tandarts om deze data te beschermen. De privacywetgeving is duidelijk, maar belangrijker nog, patiënten moeten erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens veilig zijn. De meeste tandarts herkennen dit probleem wel. Maar is er een oplossing?
De oplossing: een veilige buffer
Wat we nodig hebben, is een veilige buffer. Een onafhankelijk systeem dat als tussenstation fungeert. Zo’n buffer vangt de aanmeldingen op, versleutelt de gegevens, en zorgt dat ze veilig en gecontroleerd worden doorgegeven aan het beveiligde EPD, op een moment dat jou uitkomt. Hierdoor worden kwetsbare websites en slecht beveiligde mailboxen buitenspel gezet.
Met een veilige buffer krijgt de tandarts weer controle over hoe patiëntgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijkheid ligt tenslotte bij de praktijk zelf om te zorgen dat patiënt data beschermd is. Patiënten moeten erop kunnen vertrouwen dat hun informatie veilig is – van begin tot eind. Maar hoe kom je als tandarts aan die veilige buffer?
De veilige buffer voor jouw praktijk
Het goede nieuws? Het kan anders, en het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Door samen te werken met Form Knox kunnen tandartsen eenvoudig weer controle krijgen over hoe patiëntgegevens worden verwerkt. Wij hebben een heldere missie: veilige formulieren voor iedereen. Dit realiseren we door technische kennis te vertalen naar betaalbare en gebruiksvriendelijke aanmeld software die fungeert als een veilige buffer. Hiermee kunnen we een brede groep zorgverleners, zoals tandartsen bedienen.
Hoe werkt het?
De software van Form Knox integreert moeiteloos met populaire tools zoals Contact Form 7, Elementor Form en andere veelgebruikte formulieren. Dit betekent dat je je huidige formulier niet hoeft te vervangen. Wat de software toevoegt, is een extra beveiligingslaag:
- Versleutelde verwerking: Alle inzendingen worden direct versleuteld en veilig opgeslagen.
- Automatische bewaartermijnen: Gegevens worden na verwerking automatisch verwijderd zodra de bewaartermijn is verstreken.
- Toegangsbeheer: Alleen bevoegde medewerkers krijgen toegang, en oud-medewerkers verliezen die direct.
Bovendien kunnen niet alleen digitale aanmeldingen worden verwerkt. Ook telefonische aanmeldingen en balie-inschrijvingen kunnen veilig worden vastgelegd in dezelfde software. Zo is elke aanmelding, ongeacht hoe die binnenkomt, goed beveiligd.
Volledige controle voor de tandarts
Een groot voordeel van deze oplossing is dat de tandarts volledige controle houdt over het formulier en de gebruikerservaring op de website. Dat betekent dat je bijvoorbeeld zelf kunt bepalen wat een patiënt ziet na het invullen, zoals een persoonlijke bedank pagina of specifieke vervolgacties. Het resultaat? Een soepel aanmeld proces dat niet alleen veilig is, maar ook professioneel en patiëntvriendelijk.
Hoe kun je beginnen?
Wil je meer controle over je aanmeld proces en de gegevens van je patiënten beter beschermen? Form Knox helpt je stap voor stap om veiligere aanmeldingen mogelijk te maken, zonder dat je ingewikkelde technische kennis nodig hebt. Neem vandaag nog contact op en ontdek gratis hoe eenvoudig het is om de overstap te maken naar een veilige buffer!
Form Knox in de praktijk
Onze software bestaat uit drie delen. Het formulier op je website, onze 'kluis', en de beveiligde interface waar jij weer toegang krijgt tot de inhoud van de kluis. Samen geven ze jou de controle terug en helpen ze met een veiliger en efficiënter aanmeld proces
Voldoe aan de privacy wet:
- We versleutelen inzendingen om ze te beschermen tegen data lekken en hackers
- We verwijderen de gegevens na het verstijken van de bewaartermijn zodat de impact van een hack of lek altijd minimaal is.
- We beperken de toegang tot een minimum. Zo blijven risico’s overzichtelijk.
Behoud controle over je aanmeld proces
Daarnaast houd je volledige controle over het formulier op je website.
- Jij bepaalt de look & feel
- Jij bepaalt welke gegevens je uitvraagt
- Jij bepaalt wat er gebeurd na het verzenden van het formulier.
Werk slimmer en sneller
Log in op onze beveiligde omgeving om de data uit de kluis in te zien.
- U bepaalt wie welke gegevens mag zien.
- U kunt ook telefonische aanmeldingen of aanmeldingen aan de balie verwerken.
- Verwerk aanmeldingen gemakkelijker door het gebruik van de spreadsheet.
Veilig en betaalbaar
Voor een kleine bijdrage neem jij de controle over je aanmeld proces terug. Je krijgt de beveiliging van een groot bedrijf, tegen een kleine prijs
Gratis voor beginners
Wij geloven dat als je ons product hebt leren kennen je nooit meer anders wilt. Daarom gebruik je onze software een maand gratis. We helpen je persoonlijk met de installatie en kijken verder dan alleen de online aanmelding. Hierdoor ga je niet alleen veiliger, maar ook efficiënter werken. Zo houd je meer tijd over voor de patiënt en hoef je je geen zorgen te maken over hacks of data lekken.
Daarna vanaf 10 euro per maand
Veiligheid kost geld, en dat plaatsen we graag in perspectief. Een orthodontie praktijk kreeg in 2021 van De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een boete van 12.000 euro. De praktijk kreeg de boete omdat nieuwe patiënten zich via een onbeveiligde website konden aanmelden. Hierdoor liepen patiënten de kans dat gevoelige gegevens, zoals hun BSN, in verkeerde handen zouden terechtkomen. Wij maken onderscheid in drie pakketten:
- Online aanmelden: Beveilig je online aanmeldingen voor ongeveer 10 euro per maand. Voor dat geld had bovenstaande praktijk 100 jaar gebruik kunnen maken van onze software.
- Overal aanmelden: Telefonische aanmeldingen en aanmeldingen aan de balie worden ook ondersteund voor ongeveer 30 euro per maand. Voor dat geld had bovenstaande praktijk 33 jaar gebruik kunnen maken van onze software.
- Tijd besparen: We optimaliseren je aanmeld proces zodat je veel tijd bespaard. Dit kost maximaal 90 euro per maand. Voor dat geld had bovenstaande praktijk 11 jaar gebruik kunnen maken van onze software.
Installatie is gemakkelijk
Installatie is een fluitje van een cent. Beheer jij de website niet? Laat het voorbeeld dan even zien aan je web developer.
Bekijk een voorbeeld met Contact Form 7